Elektronische Rechnungen

Definition

Elektronische Rechnungen sind digital übertragenen Rechnungsdaten, typischerweise in Form einer Datei, von einem Sender an einen Empfänger. Dies kann zum Beispiel eine XML-Datei per E-Mail, ein PDF-Download von einem Web-Portal aber auch ein Computerfax zwischen zwei Computern sein.

Elektronische Rechnungen sind unabhängig von der Zahlungsart, könnten also auch bar bezahlt werden.

Strukturiert vs unstrukturiert

Unstrukturierte Rechnungen sind menschenlesbar, wie beispielsweise die Bilddatei einer gescannten Papierrechnung. PDF-Dateien können zwar zusätzlich zu den Bilddaten einen Text enthalten, aber selbst in diesem Text ist die Bedeutung beispielsweise der Beträge nicht maschinenlesbar eindeutig definiert. Das bedeutet, dass PDF-Dateien mit und ohne Text grundsätzlich unstrukturiert sind: Eine Software könnte die Bedeutung eines Betrages höchstens mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit erraten. In der Regel macht dies mindestens eine manuelle Prüfung erforderlich.

Im Gegensatz dazu sind strukturierte elektronischen Rechnung in der Regel eine XML-Datei: XML-Rechnungen definieren Daten und Bedeutung aber typischerweise kein Layout.

Strukturierte elektronische Rechnungen sind verpflichtend für Rechnungen an Behörden in Europa, inklusive Deutschland. In Italien (und Ungarn) sind sie bereits auch zwischen Firmen verpflichtend, in Frankreich wurde die Einführung zwischen Firmen bereits ratifiziert, in Deutschland läuft die Ratifizierung und im Kontext der Vat in the digital Age (VIDA) Initiative kommt wohl wohl auch eine zwischenstaatliche B2B-Rechnungspflicht.

Hybrid vs nativ

Da das Layout nicht definiert ist müsste der Empfänger, wollte er rein strukturierte Dateien drucken, vorgeben dass beispielsweise die Gesamtsumme unten Rechts auf der Seite darzustellen sei. Es gibt viele native Formate und Versionen, die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (Anforderungen, Schema und Referenz, “Vokabular” und Codelisten) und UBL sind nur zwei Beispiele (und es gibt eine sehr interessante Aufstellung warum sich UBL und UN/CEFACT überhaupt auseinanderentwickelt haben).

Die Lesefähigkeit für strukturierte Rechnungen kann in Programme integriert sein. So muss derzeit jede verarbeitende Software das jeweilige Format verstehen und dem Nutzer präsentieren können: Sie können die mathematische Korrektheit dann zwar automatisch nachrechnen aber ob das auch so bestellt war und geliefert wurde ist typischerweise noch ein manueller Schritt.

Hybride e-Rechnungen definieren sowohl Struktur als auch Layout. Factur-X/ZUGFeRD definiert das Layout beispielsweise in einer konventionellen PDF-Datei und kann mit jedem PDF-Anzeigeprogramm gelesen werden. Die Daten (welcher Betrag ist welcher Steuerbetrag und so weiter) ist zusätzlich in einer XML-Datei definiert die in die PDF-Datei eingebettet ist.

Aufgrund der weitverbreiteten PDF-Lesesoftware können viele Empfänger die Rechnungen wie üblich “manuell” nutzen (i.e. bezahlen). Die Informationen im XML-Teil können automatisch herangezogen werden, wenn die Software des Nutzers Factur-X/ZUGFeRD versteht.

Das FeRD hat Richtlinien für den Gebrauch elektronischer Rechnungen veröffentlicht. E.ON Energie Deutschland GmbH hat einen sehr einfachen (deutschen) Erklärfilm für hybride E-Rechnungen veröffentlicht:

Nutzen

Magische Scans (nur hybride Rechnungen)
Scandienstleister können zusätzlich zur Texterkennung eine Rechnungserkennung anbieten und die Ergebnisse in einer Datei liefern.
Procure-To-Pay (hybride und native Rechnungen)
Wenn Firmen ERP-Systeme nutzen und darin

  • Bestellungen erfassen und ihren
  • Wareneingang verbuchen können
  • ZUGFeRD-Rechnungen automatisch bezahlt und dunkel verbucht werden

Die Rechnungen können dabei automatisch den Bestellungen zugeordnet werden.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten (hybride und native Rechnungen)
Einige Firmen haben einen signifikanten Anteil ihre Zulieferer überredet, ZUGFeRD-Rechnungen zu versenden. Das spart Zeit und damit Geld weil keine papierbehafteten oder unstrukturierten digitalen Rechnungen mehr bearbeitet werden müssen.
Automatische Zahlung, automatisches Nachrechnen, automatischer Vorsteuerabzug (hybrid und nativ)
Es gibt keinen Bedarf mehr IBAN, Zahlungstermin, Betrag oder Verwendungszweck per copy&paste zu übertragen, es reicht die Datei(en) auszuwählen, die gezahlt werden sollen. Das geht beispielsweise mit der Open-Source Onlinebanking-Software Hibiscus oder ein kommerzielles Produkt namens CIB SEPArator das ZUGFeRD-Dateien in SEPA XML umwandelt.

Nur vergleichsweise wenige Quellen zeigen eine Übersicht über die weltweite Verbreitung elektronischer Rechnungen.

B2G-E-Rechnungen in Europa

Einige Länder haben Ihre Zulieferer und Dienstleister zu strukturierten elektronischen Rechnungen an die Behörden (B2G) verpflichtet, so zum Beispiel der Vorreiter Dänemark 2005, gefolgt von Schweden 2008, Spanien und Finland 2010 und Österreich sowie Italien 2014.

Schon 2009 konnte Dänemark glaubhaft machen mit der E-Rechnung jährlich 100 Millionen Euro zu sparen. 2014 entschied sich dann die EU mit Ihrer Richtlinie 2014/55 EU zur gesamteuropäischen Einführung.

Die EU Gesetzgebung sowie das e-Rechnungsgesetz bzw. die e-Rechnungsverordnung sprechen von „elektronische Rechnung“ im Sinne von „strukturierte elektronische Rechnung“ während das Umsatzsteuergesetz bei elektronischen Rechnungen sich sowohl auf strukturierte als auch auf unstrukturierte bezieht. Der nicht einheitliche Sprachgebrauch führt beispielsweise einem Artikel der unterstellt, 68% der Unternehmer kännten nicht einmal die Definition der elektronischen Rechnung (der Artikel fragt nach elektronischer Rechnung, bezieht sich dann allerdings ausschließlich auf strukturierte elektronische Rechnungen).

Die europäische Normungsbehörde CEN hat EN16931 veröffentlicht um EU/2014/55 normentechnisch zu ergänzen und zu begleiten, die von den nationalen Normungsbehörden – in Deutschland dem dazugehörigen Beuth-Verlag – bezogen werden kann. Die Norm teilt sich auf in fünf Teile von denen die ersten zwei, die Liste der Syntaxen EN16931-1 und die Rechenregeln EN16931-2, kostenlos erhältlich sind.

Die Schweiz folgte mit elektronischen Rechnungen in 2016. Deutsche Bundesbehörden akzeptieren seit November 2018 elektronische strukturierte Rechnungen und lehnen seit November 2020 nicht-elektronische Rechnungen ab. Länder, Städte und Kommunen stellen seit April 2021 um.

Die deutscheuropäischen Situation zwischen Firmen und Behörden und zwischen Firmen untereinander entnehmen Sie gern den entsprechenden Unterseiten.

Rechenregeln

EN16931 besteht aus EN16931-1 bis -5. Die ersten beiden Teile, EN16931-1, der die Rechenregeln, Anzahl Dezimalstellen etc. festlegt, und EN16931-2, der die erlaubten Formate listet, stehen zum kostenlosen Download zur Verfügung steht.

Attributwerte

Es gibt eine sehr hilfreiche Liste aller Codes, die in EN16931 bspw. für Währungen, Länder oder Identifikationen verwendet werden können, zur Verfügung.

Geschichte

Weitere Quellen