Elektronische Rechnungen

Definition

Von elektronischen Rechnungen spricht man bei digital übertragenen Rechnungsdaten, typischerweise in Form einer Datei, von einem Sender an einen Empfänger. Dies kann zum Beispiel eine XML-Datei per E-Mail, ein PDF-Download von einem Web-Portal aber auch ein Computerfax zwischen zwei Computern sein. Wird ein spezielles Protokoll für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen benutzt handelt es sich um Electronic data interchange, also immer noch um eine strukturierte elektronische Rechnung, die allerdings nicht zwangsläufig als Datei vorliegen muss.

Elektronische Rechnungen haben nichts mit einer elektronischen Zahlung zu tun, auch elektronische Rechnungen können also durchaus auch bar bezahlt werden. Obwohl Sie Rechnungen also in jedem Fall zahlen müssen weisen strukturierte und hybride elektronische Rechnungen klar und maschinenlesbar aus was wann wem gezahlt werden muss, in Onlinebankingprogrammen gibt es dann sogar mitunter eine Funktion “diese Datei bezahlen”.

Strukturiert vs unstrukturiert

Unstrukturierte Rechnungen sind menschenlesbar, wie beispielsweise die Bilddatei einer gescannten Papierrechnung. PDF-Dateien können zwar zusätzlich zu den Bilddaten einen Text enthalten, der beispielsweise nach einem Scan durch OCR gewonnen wird, aber selbst in diesem Text, mit dem immerhin Copy&Paste möglich wird, ist die Bedeutung beispielsweise der Beträge nicht maschinenlesbar eindeutig definiert. Das bedeutet, dass PDF-Dateien mit und ohne Text grundsätzlich unstrukturiert sind: Eine Software könnte die Bedeutung eines Betrages höchstens mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit erraten. In der Regel macht dies mindestens eine manuelle Prüfung, gegebenenfalls sogar Korrektur erfoderlich.

Die Bedeutung in einer strukturierten elektronischen Rechnung drückt sich typischerweise in einer XML-Syntax aus: XML-Rechnungen definieren Daten und Bedeutung aber typischerweise keine Layoutinformationen.

Strukturierte elektronische Rechnungen sind für B2G Rechnungen in einigen Ländern bereits verpflichtend und werden es ab November 2020 in Deutschland ebenfalls werden.

Strukturierte Rechnungen können hybrid oder nativ sein.

Hybrid vs native

Eine XML-Rechnungsdatei, die die Bedeutung aller Posten und Attribute trägt ist typischerweise eine native strukturierte elektronische Rechnung: Sie trägt meist keine Informationen wie sie optisch darzustellen ist. Da das Layout nicht definiert ist müsste der Empfänger, wollte er sie drucken, vorgeben dass beispielsweise die Gesamtsumme unten Rechts auf der Seite darzustellen sei. Es gibt viele native Formate und Versionen davon,UNCEFACT CII und UBL sind nur zwei Beispiele (und es gibt eine sehr interessante Aufstellung warum sich UBL und UN/CEFACT überhaupt auseinanderentwickelt haben.

Native Formate erfordern spezielle Lesesoftware, die allerdings auch in ERP-Programme integriert sein kann. Diese müssen das jeweilige Format verstehen und dem Nutzer präsentieren können: Sie können die mathematische Korrektheit dann zwar automatisch nachrechnen aber ob das auch so bestellt war und geliefert wurde ist typischerweise noch ein manueller Schritt.

Hybride e-Rechnungen definieren sowohl Struktur als auch Layout. Factur-X/ZUGFeRD definiert das Layout beispielsweise in einer konventionellen PDF-Datei und kann mit jedem PDF-Anzeigeprogramm gelesen werden. Die Daten (welcher Betrag ist welcher Steuerbetrag und so weiter) ist zusätzlich in einer XML-Datei definiert die in die PDF-Datei eingebettet ist.

Aufgrund der weitverbreiteten PDF-Lesesoftware können viele Empfänger die Rechnungen wie üblich “manuell” nutzen (i.e. bezahlen). Die Informationen im XML-Teil können automatisch herangezogen werden, wenn die Software des Nutzers Factur-X/ZUGFeRD versteht.

Das FeRD hat Richtlinien für den Gebrauch elektronischer Rechnungen veröffentlicht. E.ON Energie Deutschland GmbH hat einen sehr einfachen (deutschen) Erklärfilm für hybrige E-Rechnungen veröffentlicht:

Pro hybride Rechnungen

  • Die Fallback-Lesesoftware (bspw. PDF Reader) ist meist weit verbreitet
  • Der Sender muss daher oft gar nicht zwischen verschiedenen Empfängergruppen (Geschäftskunden, Behörden, Privatkunden) unterscheiden die bestimmte Formate bevorzugen
  • Das Rechnungslayout kann den gedruckten Rechnungen nahe kommen oder identisch sein.
  • Absender und Empfänger können einfach Ausdrucke anfertigen.
  • Kein Umstellungsdatum notwendig: durch Ersatzformat kann einem Umstellung langsam vorgenommen werden
  • Inhalt und Layout können zusammen archiviert werden.
  • Scandienstleister können Rechnungsdaten mit dem erfassten Text- und dem Scan-Bild zusammenfassen
  • Zusätzliche rechnungsbegründende Unterlagen wie Stundenlisten oder Aufmaße können in derselben Datei geliefert werden
  • Die Rechnung kann digital signiert werden, was bspw. in Ungarn noch vorgeschrieben ist
  • Hybride Rechnungen sind generell auch im B2C Umfeld einsetzbar (wie bspw. bei EON oder Conrad der Fall).

Kontra hybride Rechnungen

  • Auch wenn Ausdrucke leicht zu erstellen sind ist eine digitale Archivierung des Original meist vorgeschrieben.
  • Hybride Rechnungen sind redundant, manipulierte Abweichungen zwischen Inhalt und Darstellung können automatisch nur schwer geprüft werden.
  • Höherer Aufwand der Erstellung einer Datei da nicht nur valides XML sondern auch valides PDF-A benötigt wird.
  • Ein kleiner Anteil hybrider Rechnungen erzeugen nur eine marginale Zeitersparnis.
  • In Unternehmen in denen der maschinenlesbare Teil genutzt werden soll ist es teils schwierig die Anwender davon abzubringen den vertrauteren menschenlesbaren Teil nicht zu nutzen.
  • Die Entscheidung ob der maschinen- oder menschenlesbare Teil genutzt wird muss in einigen Ländern wie Deutschland in der Prozessdokumentation festgehalten werden.
  • Viele Anwender wissen gar nicht, dass ein maschinenlesbarer Teil existiert
  • Ist der menschenlesbare Teil intakt wird der Absender mitunter nicht benachrichtigt wenn der maschinenlesbare Teil unvollständig oder defekt ist.
  • Hybride Rechnungen haben eine größere Dateigröße und erfordern ein Layout, bspw. einen Briefkopf.

Nutzen

Magische Scans (nur hybride Rechnungen)
Scandienstleister können zusätzlich zur Texterkennung eine Rechnungserkennung anbieten und die Ergebnisse in einer Datei liefern.
Procure-To-Pay (hybride und native Rechnungen)
Wenn Firmen ERP-Systeme nutzen und darin

  • Bestellungen erfassen und ihren
  • Wareneingang verbuchen können
  • ZUGFeRD-Rechnungen automatisch bezahlt und dunkel verbucht werden

Die Rechnungen können dabei automatisch den Bestellungen zugeordnet werden.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten (hybride und native Rechnungen)
Einige Firmen haben einen signifikanten Anteil ihre Zulieferer überredet, ZUGFeRD-Rechnungen zu versenden. Das spart Zeit und damit Geld weil keine papierbehafteten oder unstrukturierten digitalen Rechnungen mehr bearbeitet werden muss.
Automatische Zahlung, automatisches Nachrechnen, automatischer Vorsteuerabzug (hybrid und nativ)
Es gibt keinen Bedarf mehr IBAN, Zahlungstermin, Betrag oder Verwendungszweck per copy&paste zu übertragen, es reicht die Datei(en) auszuwählen, die gezahlt werden sollen. Das geht beispielsweise mit der Open-Source Onlinebanking-Software Hibiscus oder ein kommerzielles Produkt namens CIB SEPArator das ZUGFeRD-Dateien in SEPA XML umwandelt.

E-Rechnungen in Europa

B2G

Einige Länder haben Ihre Zulieferer und Dienstleister zu strukturierten elektronischen Rechnungen an die Behörden (B2G) verpflichtet, so zum Beispiel der Vorreiter Dänemark 2005, gefolgt von Schweden 2008, Spanien und Finland 2010 und Österreich sowie Italien 2014.

Schon 2009 konnte Dänemark glaubhaft machen mit der E-Rechnung jährlich 100 Millionen Euro zu sparen. 2014 entschied sich dann die EU mit Ihrer Richtlinie 2014/55 EU zur gesamteuropäischen Einführung.

Die EU Gesetzgebung definiert „elektronische Rechnung“ als “eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht”. Diese Definition („elektronische Rechnung“=„strukturierte elektronische Rechnung“) gibt es teilweise auch in der deutschen Legislative: Das e-Rechnungsgesetz bzw. die e Rechnungsverordnung spricht ebenfalls von „elektronische Rechnung“ im Sinne von „strukturierte elektronische Rechnung“ während das Umsatzsteuergesetz bei elektronischen Rechnungen sich sowohl auf strukturierte als auch auf unstrukturierte bezieht. Der nicht einheitliche Sprachgebrauch führt beispielsweise einem Artikel der unterstellt, 68% der Unternehmer kännten nicht einmal die Definition der elektronischen Rechnung (der Artikel fragt nach elektronischer Rechnung, bezieht sich dann allerdings ausschließlich auf strukturierte elektronische Rechnungen). Quelle für den Artikel ist dabei wahrscheinlich diese Umfrage.

Die europäische Normungsbehörde CEN hat EN16931 veröffentlicht um EU/2014/55 normentechnisch zu ergänzen und zu begleiten, die von den nationalen Normungsbehörden – in Deutschland dem dazugehörigen Beuth-Verlag – gekauft werden kann .

Nach längerer Diskussion (Details) wurde entschieden, dass der ersten Teils des Standard, EN16931-1, der die Rechenregeln, Anzahl Dezimalstellen etc. festlegt, auf kostenlos zur Verfügung steht.

Mittlerweile hat CEFDIGITAL auch eine sehr hilfreiche Liste aller Codes, die in EN16931 bspw. für Währungen, Länder oder Identifikationen verwendet werden können, nachgelegt.

Die Schweiz folgte mit elektronischen Rechnungen in 2016. Deutsche Bundesbehörden werden ab November 2018 elektronische strukturierte Rechnungen akzeptieren und ab November 2020 nicht-elektronische Rechnungen ablehnen.

B2B

Elektronische Rechnungen sind im B2B-Verkehr grundsätzlich freiwillig.

In Österreich gelten für elektronische Rechnungen ähnliche Vorschriften wie für Papierrechnungen, es kann mitunter sogar erlaubt sein elektronische Rechnungen auszudrucken und zu archivieren. In Deutschland gilt das nicht, aufgrund der GOBD müssen digitale Rechnungen auch digital archiviert werden.

In Ungarn müssen elektronische Rechnungen noch digital signiert werden.

Betreffs der Schweiz scheinen die Behörden zumindest an ZUGFeRD nichts auszusetzen zu haben, s.Simone Sporing’s Rede “Die E-Rechnung in Industrie und Handel” in 2018.

Slides

Für weitere Details zu den EU-länderspezifischen Regelungen siehe beispielsweise das “EU compendium on e-invoicing retention” und die (deutsche) Sammlung rechticher Grundlagen für elektronische Rechnungen in der Sammlung der Rechtsgrundlagen für elektronische Rechnungen in der EG sowie die, besonders für B2G interessante CEFDIGITAL E-invoicing situation per country.

Das CEF Monitoring Dashboard zeigt einen e-invocing “readiness factor” der europäischen Länder.
Screenshot of the CEF Monitoring Dashboard

Situation in Deutschland

B2G

Wie im E-Rechnungsgesetz (geändertes E-Rechnungsgesetz im Bgbl 19/2017) und der entsprechenden Verordnung, der E-Rechnungsverordnung angeordnet werden strukturierte e-Rechnungen vis á vis den Bundesbehörden ab November 2020 in Deutschland verpflichtend.

Grundsätzlich sind alle Formate gemäß der Richtlinie 2014/55 EU erlaubt die in CEN 16931 aufgeführt werden und den deutschen Anfoderungen=dem nationalen Anforderungsprofil (CIUS, Liste) entsprechen. Nach der ersten deutschen CIUS XRechnung wurde das ZUGFeRD 2 Profil EN16931 aufgenommen.

In Deutschland sind bei der bundesweiten Neuregelung möglicherweise rund 300000 Zulieferer und Dienstleister betroffen.

B2B

Die deutschen GOBD legen Absendern und Empfängern digitale Archivierungs- und Sorgfaltspflichten auf.

Zu den wichtigsten Anforderungen gehört eine revisionssichere digitale Archivierung sowie eine Prozessdokumentation auf Sender- und Empfängerseite. BITKOMs hat die zehn wichtigsten Anforderungen zusammengefasst und u.a. einen umfangreichen Anforderungskatalog vis á vis Dokumentenmanagementsysteme veröffentlicht.

Einen 20-Minuten-Vortag zum Thema elektronische Rechnungen für KMUs findet sich auf Youtube.

Zusammenfassend dürfen digitalisierte=gescannte Rechnungen zwar vernichtet werden, allerdings nur unter bestimmten Bedingungen. So muss bspw. geklärt sein wer jeden einzelnen Scan auf Vollständigkeit und Lesbarkeit verantwortet und eine Vernichtung des Originals ist vor der
ersten digitalen Sicherungskopie untersagt.

Es gibt eine Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen und eine generelle Musterverfahrensdokumentation zur digitalen Belegablage. Die DATEV hat in Musterprozessen die grundsätzliche Rechts- und Beweissicherheit digitaler Unterlagen dargelegt.

In Deutschland gibt es keine rechtliche Anforderung den Empfänger vor dem Versand einer elektronischen Rechnung um Erlaubnis zu fragen. Bei Akzeptanz, spätestens bei Zahlung der Rechnung bestätigt er konkludent, dass er elektronische Rechnungen akzeptiert und unterliegt implizit den zusätzlichen Regularien (Stichwort GoBD).Der Empfänger kann statt dessen explizit nach einer Papierrechnung fragen, die ihm in diesem Fall vermutlich ohne zusätzliche Kosten zugestellt werden muss.

Geschichte

Weitere Quellen